Een zin die we de laatste weken in verschillende gesprekken te horen kregen. Voor velen een herkenbaar scenario:
De calculator heeft een strakke deadline om een aanbesteding in te dienen. Alle hens aan dek. Voor enkele kritische en moeilijk te “calculeren” zaken worden offertes gevraagd aan onderaannemers. In de wetenschap dat hij toch weinig offertes terug krijgt, wordt de vraag uitgestuurd naar zo veel mogelijk onderaannemers, om toch maar die ene prijs op tijd binnen te krijgen om een budget te kunnen bepalen.
Maar waarom krijgen we zo weinig offertes?
We proberen hieronder enkele factoren op te sommen die impact hebben op offertes krijgen.
1. De kans om het werk uit te voeren
Zelfs indien je een sterke hitrate (aantal gewonnen offertes/totaal ingediende offertes) hebt als aannemer van bvb 1/3, dan heeft een onderaannemer theoretisch slechts 3% kans indien er 10 offertes gevraagd worden. 3%, en dat terwijl er een hoop offertevragen liggen te wachten. Ook een onderaannemer doet aan kansberekening. Zou jij er vrolijk van worden om slechts 3 op de 100 offertes binnen te halen? Juist. Het is dus belangrijk om hier goed bewust van te zijn.
Zelfs bij hitrate 1/3 en slechts 2 offertevragen geeft je onderaannemer slechts 17% kans om het werk effectief uit te voeren.
Calculatie en aankoop – mogelijke oplossing
Hoe kunnen we de kans voor de onderaannemer vergroten?
- Calculatie en aankoop maken samen een grondige voorselectie van de 2 (Maximum 3) aan te schrijven onderaannemers.
- Spreek dit duidelijk door met de onderaannemers, zodat zij weten dat er slechts enkelen offerte wordt gevraagd.
- Probeer af te spreken dat diezelfde partijen die prijs geven, ook in uitvoering worden aangesproken (indien ze offerte geven uiteraard).
- Je kans zelfs verder gaan en (voor zover mogelijk) al bindende afspraken maken voor tijdens de uitvoeringsfase. Je neemt de onderaannemer dan mee in het vormgeven van het budget voor aanbesteding.
2. Onderaannemers zwemmen in de offertes
Orderboeken zitten goed vol, offertevragen vliegen langs hun oren. Goede en bekwame onderaannemers weten niet wat eerst gedaan. Hoe zorgen we ervoor dat ze juist voor ons wel offerte maken?
Welke offerte werk jij liever uit?
A. Een offertevraag met 7 bijlagen en 38 verwijzingen naar bepaalde artikels en bepalingen uit het lastenboek?
B. Een goed voorbereide offertevraag waar je in een oogopslag duidelijk hebt hoe je de offertevraag kan gaan uitwerken?
Juist, ook de onderaannemer gaat liever aan de slag met de B-offerte. De andere belandt ergens onderaan de TO DO lijst.
3. Praat met de onderaannemers
Een verlengstuk van het eerste stuk, waar we de slaagkans proberen te vergroten. Probeer toekomst te geven aan de onderaannemer. Mogelijke opkomende projecten en groeiambitie van het bedrijf zijn signalen voor meer werk. Maak ook duidelijk aan dat ze een “voorkeurs” onderaannemer zijn, en hun kans op werk binnenhalen groter zou moeten zijn.
Pure Construct helpt u en uw organisatie graag verder om hier werk van te maken. Wij zorgen voor de extra capaciteit en begeleiding zodat u dit proces kan vormgeven. U zal er zeker de vruchten van plukken. En Snel.
